W jaki sposób zabrać się za organizację sympozjum czy konferencji, o jakich sprawach należy przy tym pamiętać.

Sprawna organizacja konferencji to duże wyzwanie, zwłaszcza jeżeli ktoś to robi po raz pierwszy. Wprawdzie wielu osobom może się wydawać, że nie ma w tym trudnych rzeczy, lecz zmieniają oni zdanie jeżeli będą się musieli tym zająć. A do organizacji jest naprawdę sporo, zapomnieć nie można nawet o najdrobniejszych szczegółach, jakie stać się mogą powodem klęski w organizacji. Najistotniejsze będzie znalezienie odpowiedniej sali, na jakiej zostanie zorganizowane wydarzenie.

pokój

Autor: Uetliberg
Źródło: http://www.flickr.com

W największych miastach takich jak Kraków, Warszawa czy też Łódź nie będzie z tym żadnego problemu, bo w większości hoteli można wynająć odpowiednie pomieszczenia, ale niektórzy zdecydowanie wolą zorganizować wszystko w spokojnej okolicy, w jakimś przyjemnym hotelu daleko od miasta. W czasie wybierania sali trzeba mieć na uwadze kilka istotnych czynników. Na pewno bardzo istotne jest jej położenie, dobrze żeby był tam prosty dojazd i odpowiednia ilość miejsc parkingowych. Niezbędnie trzeba przyjrzeć się również jej wyposażeniu – bo właśnie od tego będzie zależało, jak czuć się będą prowadzący oraz goście.

Dobrze wybrana sala konferencyjna pomieści wszystkich gości, których się zaprasza (sprawdź), ale nie będzie za duża, bo okazać się wtedy może, że atmosfera ulegnie rozprężeniu. Niezwykle istotna jest wygoda – tu trzeba sprawdzić biurka, krzesła i resztę mebli, jeśli konferencja potrwać by miała trochę dłużej to dobre krzesła mają kluczowe znaczenie. W dalszej kolejności do sprawdzenia będzie elektroniczna infrastruktura, czyli rzutnika, projektora albo instalacji nagłośnieniowej, może się też przydać nieograniczony dostęp do internetu, bo coraz więcej gości będzie tego potrzebowała.

Przy trwających dłużej spotkaniach należy także pomyśleć o jakiś przekąskach, głodni goście na pewno nie będą się skupiać na słuchaniu prelegentów. Jeżeli miejscem zorganizowania będzie hotel w Łodzi, przykładowo , to od razu można rozwiązać problem ewentualnych noclegów dla uczestników z innych miast – po prostu zarezerwuje się pewną ilość pokoi, które można będzie przeznaczyć dla uczestników.